Come organizzare un evento commerciale online

Trasporre un evento commerciale dal fisico al virtuale è possibile: ecco alcuni consigli per organizzare un evento commerciale online di successo

L’evento commerciale principale di un’azienda (quello che in alcune realtà viene definito “canvas”, oppure “kick-off“) è solitamente uno dei più attesi dell’anno ed è quello in cui si svelano le novità commerciali, si presentano i nuovi prodotti e servizi, si fa un riepilogo dei traguardi raggiunti finora e si settano nuovi obiettivi.
Insomma, si tratta di un momento di confronto davvero irrinunciabile e di crescita professionale per tutti e soprattutto per i membri del reparto Sales, sia singolarmente che come squadra.
Purtroppo però, in questo periodo storico organizzare eventi dal vivo è, se non impossibile, più complesso che mai.
Niente paura però!
Per non rinunciare alla riunione canvas/kickoff commerciale annuale bisogna spostare l’evento su altri canali: ecco i consigli per portare l’evento dal fisico al virtuale ed organizzare un evento commerciale online che non abbia nulla da invidiare al tradizionale evento in presenza.

Organizzare un evento commerciale online: da dove cominciare

La prima domanda che bisognerebbe farsi quando ci si approccia alla realizzazione di un evento virtuale, di qualunque genere, è: il mio evento avrà la stessa efficacia se “trasportato” su canali virtuali?
La risposta, nella maggior parte dei casi, è sì: a patto che si sappia come ristrutturare contenuti e fasi dell’evento in modo da adattarli ai nuovi strumenti di comunicazione, digitali e online.
Da dove cominciare quindi?
Dalla consapevolezza che organizzare e partecipare ad un evento online non è la stessa cosa che partecipare ad un evento dal vivo: cambiano le tempistiche, le modalità di fruizione dei contenuti e le modalità di interazione tra relatori e partecipanti.
Questo aspetto deve essere ben chiaro sin dalle prime fasi dell’organizzazione, pena il fallimento dell’evento stesso: il primo consiglio quindi è quello di cominciare a “pensare virtuale”, strutturando l’evento in base alle nuove esigenze imposte dai canali online.

Eventi commerciali online: di cosa hai bisogno?

Una connessione funzionante, una piattaforma di streaming affidabile e una scaletta dell’evento sono solo le basi, ma non bastano.
Per organizzare un evento commerciale online bisogna prestare attenzione ad una serie di dettagli che sono in buona parte diversi da quelli a cui si guarderebbe se lo stesso evento si dovesse organizzare dal vivo.

Adattare spazi tempi al virtuale
Di solito, quando ci si approccia all’organizzazione di un evento, il primo passo è trovare la sala adatta in base al numero di partecipanti attesi, cosa assolutamente superflua nel caso di un evento virtuale al quale ognuno partecipa dal luogo in cui si trova.
Al contrario, però, in un evento virtuale diventano fondamentali tempi, fasi di svolgimento e modalità di fruizione dei contenuti: mantenere alta l’attenzione dei partecipanti attraverso uno schermo è una sfida ben più ardua di quanto si pensi, e ci si può riuscire soltanto attraverso un’organizzazione impeccabile e dettagliata.
I tempi di un evento commerciale online devono essere scanditi in maniera molto precisa attraverso varie fasi dell’evento, che non si sviluppano soltanto durante il momento stesso dell’incontro virtuale ma si prolungano sia prima sia dopo.
Nella sola fase preliminare, ad esempio, avrai bisogno di:

• Creare inviti personalizzati da inviare a tutti i partecipanti all’evento
• Stabilire quando inviare una o più mail di reminder dell’evento
• Creare una landing page personalizzata in cui ciascun partecipante, dopo essersi registrato all’evento, possa ritrovare tutte le informazioni utili al riguardo e i materiali preparatori dell’evento (come ad esempio presentazioni, documenti commerciali etc.)

Durante l’evento invece avrai bisogno di una segreteria organizzativa e di una regia che ti aiuti a sviluppare le varie fasi in maniera coerente e rispettando le tempistiche prefissate, utilizzando elementi come sigle di apertura, jingle, sottopancia, titoli a scorrimento e alternanza delle visualizzazioni tra relatori, presentazioni e pubblico in grado di garantire un ritmo coinvolgente ed evitare la noia e i cali di attenzione.

Creare contenuti pensati per il virtuale
I contenuti andranno realizzati avendo ben presente il fatto che bisognerà presentarli online: creare delle presentazioni efficaci non è semplice anche quando ci si rivolge ad un pubblico in presenza. Nel caso di una presentazione rivolta ad un pubblico virtuale bisognerà tenere conto di ulteriori fattori come una soglia di attenzione più bassa e l’assenza di tutti quegli elementi di comunicazione non verbale che solitamente stabiliscono una connessione emotiva tra relatore e partecipanti.
I contenuti andranno strutturati pensando a questo e ad altri aspetti legati nello specifico ai contesti virtuali, in modo da realizzare presentazioni efficaci che mantengano alta l’attenzione e soprattutto raggiungano l’obiettivo di engagement e comprensione da parte del pubblico online.
Anche l’interazione tra i partecipanti cambia nella cornice di un evento online: bisognerà di conseguenza prevedere delle modalità di interazione basate su strumenti digitali, come call to action, live chat, sondaggi in tempo reale, breakout rooms, che diano ai partecipanti all’evento la possibilità di interagire come se fossero in presenza e quindi di sentirsi parte attiva dell’evento stesso e non semplici spettatori.

Misurare i risultati di un evento commerciale online
A evento finito avrai bisogno di strumenti e contenuti creati ad hoc per misurare i risultati raggiunti in termini di engagement, apprendimento e soddisfazione del pubblico: a questo scopo sarà utile realizzare sondaggi e questionari da inviare tramite una mail di follow up successiva alla partecipazione all’evento e da poter compilare su una landing page personalizzata per ogni partecipante, continuando a mantenere attiva la connessione anche dopo l’evento.

Come vedi, organizzare un evento commerciale online non è impossibile, ma gli aspetti da tenere a mente e i dettagli a cui prestare attenzione sono tantissimi, quindi il consiglio è quello di rivolgersi a dei professionisti che possano aiutarti in tutte le fasi di progettazione e realizzazione, assicurando al tuo evento commerciale online il successo che merita.