Case History: la riunione operativa di co-progettazione A-Team

L’A-Team di Esseco Group si è affidato a Dual per la versione virtuale della sua ultima riunione operativa, con rappresentanti da diversi paesi del mondo. Instant poll, breakout room e regia televisiva gli strumenti utilizzati per garantire dinamismo e massima partecipazione

L’A-Team, acronimo di Ambassador Team, è un gruppo composto da una dozzina di rappresentanti di aziende diverse ma appartenenti ad un unico gruppo industriale, con sede in circa 40 paesi del mondo, il cui ruolo è quello di supportare e promuovere tutte le attività di comunicazione interna favorendo i processi di people engagement e changing mindset per un allineamento profondo dei comportamenti con i valori aziendali.
I membri dell’A-Team rappresentano non solo diversi settori di business (chimico, enologico, etc.) ma anche diverse culture rispecchianti le loro aree geografiche di provenienza (dall’Italia alla Francia, dal Sudamerica agli USA, etc.): di conseguenza incontrarsi, soprattutto in maniera virtuale, può non essere semplice per un gruppo così eterogeneo.

Riunione operativa virtuale: l’A-Team di Esseco Group sceglie Dual

È per questo motivo che l’A-Team di Esseco Group si è affidato a Dual per la sua ultima riunione operativa con diversi punti importanti all’ordine del giorno:

• Creare un piano di attività di engagement per il 2021 con lo scopo di connettere tra loro persone da tutto il mondo
• Definire una strategia di comunicazione per promuovere la nascita ed il consolidamento di relazioni all’interno del gruppo attraverso soluzioni digitali
• Sviluppare una comunicazione efficace e coerente con i valori dell’azienda
• Mettere a punto una pianificazione editoriale dei contenuti
• Presentare il progetto Accademy, un catalogo di laboratori per allenare le soft skills

Le sfide per la buona riuscita di questa riunione in modalità virtuale riguardavano essenzialmente l’eterogeneità del gruppo: trattandosi di una riunione operativa, era necessario che il team fosse costantemente stimolato a dare risposte su casi concreti, in modo da non perdere operatività ed efficacia, e che il ritmo della comunicazione fosse tenuto sempre alto.
A questo scopo Dual ha proposto l’implementazione di poll online istantanei e delle breakout rooms, in modo da per sviluppare micro-risposte immediate da parte dei partecipanti e avere una mappa concettuale immediata su un tema principale, da approfondire poi nelle breakout rooms, dove è stato possibile esplorare il risultato ed identificare delle linee guida.
Accanto a questi strumenti di interazione, l’apporto della regia Dual ha favorito la sensazione di presenza reciproca e la dinamicità all’evento grazie ad inquadrature personalizzate, layout grafici e overlay tipici di un format televisivo.

Paola Chiesa, Zolfindustria Srl -Esseco Group:

L’A-Team di dicembre ha tratto vantaggio da una regia ben strutturata che ha favorito l’interazione virtuale, elemento molto apprezzabile in un periodo di isolamento sociale come quello che stiamo vivendo. Ho trovato molto costruttivo l’alternarsi, durante la riunione, tra sessioni in plenaria e lavoro in microgruppi nelle breakout rooms, che consentivano un confronto più diretto e un approfondimento più proficuo di idee e opinioni. Certamente, nel lavoro in parallelo svolto nei vari gruppi di lavoro sono emerse alcune proposte simili tra loro; tuttavia ogni contributo si è rivelato utile allo sviluppo di un’idea comune che ci consenta di muoverci verso un’unica direzione.