Identificare un concept per l’evento significa delineare gli elementi coerenti con l’obiettivo e aiuta a definirne i dettagli: dalla scelta della location alla definizione delle modalità con cui esso verrà realizzato.
In linea con il concept, è consigliato creare un logo dell’evento che lo renda ancor più riconoscibile e distintivo. Quest’ultimo potrà essere inserito sul sito web aziendale, sulle firme email o sui materiali di comunicazione.

Data. La scelta della data è uno degli aspetti più importanti della pianificazione. Occorre decidere quale periodo dell’anno sia più adatto all’evento (tenendo in considerazione alcuni fattori come la stagione, la temperatura e la lunghezza delle giornate), definire il giorno della settimana (lavorativo, prefestivo o festivo) e l’orario di inizio e di fine.
Un consiglio è quello di non scegliere date troppo vicine o troppo lontane nel tempo per evitare che gli invitati abbiano già altri impegni o si dimentichino dell’evento.

Target. Nell’organizzazione di eventi, conoscere bene il proprio pubblico è il primo passo per avere successo, perciò è fondamentale decidere con attenzione chi invitare e calcolare il numero dei partecipanti nel modo più preciso possibile (quest’ultimo dato incide anche sul budget e sulla scelta della location).

Racconto. L’evento aziendale è il contesto ideale per raccontare la storia di un’azienda, e il modo migliore per farlo è quello di realizzare uno storytelling. Per creare uno storytelling efficace, è essenziale non solo raccontare chi siamo e cosa facciamo ma, soprattutto, il motivo per cui lo facciamo: iniziare con il “perché” e proseguire con il “come” significa far leva sulle emozioni e sui comportamenti umani, elementi che vengono ricordati più facilmente. L’obiettivo è quello di suscitare nel pubblico quelle emozioni che renderanno la storia memorabile e faciliteranno una connessione con l’azienda e i suoi valori.

Ambientazione. Se fino a qualche tempo fa, quando si parlava di organizzare un evento, si dava per scontato immaginarlo in una location colma di persone, la pandemia ci ha insegnato che è possibile realizzare anche eventi su una piattaforma virtuale in cui le persone si incontrano, collegandosi da luoghi differenti del mondo. Perciò chiedersi quale tipologia di ambientazione (reale o virtuale) sia preferibile non è poi così ovvio.
Quello che è certo è che, nel caso dell’evento virtuale, è bene non dimenticare di integrare alcuni aspetti di interazione e di socializzazione che sarebbero garantiti dall’esperienza in presenza. Viceversa, è possibile anche immaginare un nuovo modo di fare eventi reali integrando alcune funzionalità del mondo virtuale (magari per non escludere chi non ha potuto presenziare).

Location. Un fattore fondamentale è la scelta del luogo: dovrà essere, come prima cosa, di dimensioni adeguate al numero degli invitati e alle attività previste. In generale, è preferibile scegliere un posto facilmente raggiungibile, in una zona conosciuta e ben attrezzata (in caso contrario, è bene prevedere un transfer per gli ospiti). Vanno poi valutate le specifiche tecniche e le attrezzature esistenti all’interno della location, in modo da integrare quelle necessarie qualora non previste. Se si decide di organizzare un evento all’aperto, non sono da sottovalutare il meteo e la temperatura: questi elementi, infatti, comportano esigenze tecniche particolari come coperture, sistemi di riscaldamento/refrigerazione…
In generale, è bene non lasciare niente al caso e non dimenticare di verificare quei dettagli apparentemente banali e spesso trascurati come toilette, parcheggi, rampe di accesso per disabili, spogliatoi, magazzini, cucina e attrezzature, allacciamenti tecnici…

Allestimenti. Sia che si tratti di una location a noleggio sia che si utilizzino spazi di proprietà, è importante che gli arredi siano funzionali e coerenti con l’immagine aziendale. Per trasformare l’evento in un’esperienza memorabile, i dettagli allestitivi sono quelli che fanno la differenza: intervenire nello spazio con elementi scenografici e supporti di comunicazione personalizzati rende la location unica.

Nel caso di eventi più grandi o più complessi, difficilmente un’unica persona è in grado di seguire ogni aspetto al meglio. Il consiglio è quindi di organizzare una squadra composta da persone di fiducia e delegare i compiti, rendendo ciascuno consapevole dei propri incarichi e delle aree di pertinenza: questo aiuta anche ad avere una visione d’insieme più precisa e a raccogliere idee e pareri diversi.

Stabilire alla perfezione il programma è fondamentale per la riuscita dell’evento: un’organizzazione ben fatta deve tener conto di tutte le attività e identificare per ciascuna di esse una durata (lasciando sempre un minimo di margine). Questo consentirà di prevedere il flusso delle persone e la loro gestione da parte dello staff coinvolto.

Diversi sono gli elementi di comunicazione necessari per un evento: occorre, innanzitutto, identificare il target a cui si rivolge (interno/esterno/stampa) per capire quali strumenti realizzare e poi scegliere quale media utilizzare pianificando ciascuna attività.

Invito. È utile tenere a mente che un evento memorabile comincia già dall’invito: cartaceo e/o digitale, un invito ben fatto è il biglietto da visita di un evento e crea engagement ancora prima di cominciare. L’invito dovrà includere le seguenti informazioni: data e ora, informazioni sulla location e sul programma, indicazioni sul tono dell’evento (formale/informale) e sul dress-code (se previsto). Alcuni giorni dopo l’invio dell’invito, è opportuno procedere a una verifica telefonica (recall) per verificare la ricezione da parte dei destinatari e iniziare a raccogliere le presenze.

Comunicazione social. Se l’evento è rivolto all’esterno è possibile ottenere maggiore visibilità utilizzando strumenti social come Facebook, Twitter, LinkedIn… Per promuoverlo al meglio, occorre una strategia per fare in modo che il messaggio arrivi al target di riferimento e catturi la sua attenzione. Perciò occorre scegliere il giusto hastag (#), creare una sezione ad hoc e alimentarla con contenuti nuovi e interessanti, pianificare dirette video, creare un video teaser, monitorare gli influencer e i commenti degli utenti.

PR e Cartella stampa. Se l’evento ha un’importanza a livello locale/nazionale, è bene prevedere un servizio stampa e PR in grado di mettersi in contatto con testate/emittenti potenzialmente interessate a dare risalto all’evento. Nei rapporti con la stampa occorre prestare molta cura alla lista dei giornalisti, in modo che sia pertinente e congrua all’evento che si sta organizzando. Allo stesso tempo, è necessario realizzare alcuni materiali di supporto come la cartella stampa (contenente il comunicato stampa, il profilo istituzionale della società e il profilo dei manager aziendali), utile a veicolare le informazioni riguardanti l’evento e la società organizzatrice.

Per assicurarsi una buona riuscita dell’evento, è utile compilare un’agenda in cui si elencano tutti gli aspetti da tenere sotto controllo durante le fasi pre-durante-post evento, dando a ciascuna voce una priorità e delle tempistiche:

Pre-evento. Assicurarsi quali/quanti saranno gli ospiti effettivi e indagare circa le loro esigenze (inviti, recall, booking per hotel, eventuali intolleranze alimentari…).
Quando il numero degli ospiti è elevato bisogna tener conto di diversi aspetti e la loro gestione può diventare complicata: in tal caso può essere utile predisporre una segreteria organizzativa.
Inoltre, occorre prevedere la comunicazione necessaria (produzioni interne/esterne), fare un sopralluogo alla struttura e organizzare le prove tecniche, individuare i fornitori necessari (service A/V, catering, allestimenti…), assicurarsi di avere i permessi necessari (Siae, assicurazioni, permessi di occupazione suolo pubblico…), pianificare l’intrattenimento per gli ospiti (ospiti speciali, accompagnamento musicale, show…), definire i dettagli.

Durante l’evento. Coordinamento staff e fornitori, supervisione alla regia, verifica dei tempi e della logistica.

Post-evento. Ringraziamenti, report e analisi dei risultati, restituzione materiali a noleggio, disallestimento, verifica del budget e dei costi extra, pagamento fornitori.

Una volta definito il programma e scelta la location, occorre identificare i fornitori ideali che garantiranno, in linea con il budget, la qualità dei servizi richiesti.
Catering, allestimenti e intrattenimento sono di sicuro le voci più impegnative a livello di spesa e su cui è necessario prestare maggiore attenzione nella selezione del fornitore, poiché contribuiscono più di tutti alla buona riuscita dell’evento.
Esistono poi altre figure che saranno di supporto allo staff e che è importante selezionare con attenzione: fotografo/videomaker (immagini e video possono essere usati soprattutto attraverso i social per rinnovare l’interesse nei confronti dell’evento), service A/V, personale (hostess, traduttori, security…).

Occorre sempre prevedere con anticipo tutti i materiali di comunicazione e promozione (invito, locandine, video teaser…) e programmare le azioni di comunicazione necessarie (campagna social, PR, servizio stampa…). Nelle fasi che precedono l’evento la comunicazione deve essere finalizzata a divulgare i contenuti principali e a creare attesa.
Successivamente occorre preparare i materiali e i supporti di comunicazione che verranno utilizzati durante l’evento (video, badge, elementi allestitivi, kit visitatori, personalizzazione menu…). In questa fase, tutti gli elementi di comunicazione devono essere coerenti tra loro e con il concept scelto.
Inoltre, è importante decidere il numero e i nomi dei relatori presenti per definire il loro intervento ed eventualmente prevedere un adattamento grafico delle presentazioni.
Una volta terminato l’evento è importante, infine, pianificare azioni di comunicazione per consolidare le relazioni con i partecipanti e stimolare il ricordo e la fidelizzazione (mailing di ringraziamento, report dei risultati, richiesta di feedback da parte dei partecipanti…)

Organizzare un evento significa soprattutto compiere un grande viaggio, perciò è fondamentale chiedersi quali tra gli elementi di successo che hanno portato l’azienda fin qui si intendono portare nel futuro, e quali saranno i prossimi orizzonti: riflettere su questo significa delineare e rafforzare le linee guida aziendali e, nello stesso tempo, immaginare nuovi scenari e sfide da affrontare con consapevolezza e coraggio.