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Trascorrere molte ore in videochiamata può essere frustrante: i nuovi strumenti di comunicazione digitale mettono a dura prova il nostro cervello e ci costringono a ripensare i nostri abituali appigli interpretativi per orientarci all’interno delle conversazioni virtuali

Lavorare in smart working, benché ad un primo sguardo possa apparire la scelta ideale per coloro che non hanno una reale necessità di recarsi fisicamente in ufficio, può nascondere in realtà tutta una serie di insidie legate all’utilizzo degli strumenti di comunicazione digitale.
Essere confinati nel proprio ambiente domestico, se da un lato può favorire la concentrazione, dall’altro può anche disorientare e provocare un calo di motivazione e produttività: abbiamo già parlato di quali sono i rischi dello smart working in questo senso e di come mantenere la produttività da remoto in questo articolo.
Inoltre, non andare al lavoro automaticamente priva l’individuo di tutti quei momenti di socializzazione e condivisione con i colleghi che sono una parte fondamentale del benessere sul lavoro.
Se a questo aggiungiamo che per lavorare da casa c’è bisogno di utilizzare quotidianamente una serie di nuovi strumenti digitali, come le piattaforme di videoconferenza e le videocall a cui prima non eravamo abituati, appare chiaro come il lavoro da casa possa trasformarsi in una faccenda molto stressante.

Che cos’è la Zoom Fatigue

Le prime conferme sullo stress da telelavoro non hanno tardato ad arrivare: sono moltissime le persone che in questi mesi hanno sperimentato sensazioni di affaticamento dovute alle troppe ore passate in call e meeting virtuali, tanto che è stato anche coniato un termine per descriverle.
La Zoom Fatigue, letteralmente “affaticamento da Zoom”, è appunto una sensazione di affaticamento psicologico e di frustrazione che sperimenta chi è costretto, per lavoro ma anche per piacere, a trascorrere molte ore al giorno in videochiamata.
Il fenomeno chiaramente non riguarda solo gli utenti di Zoom, la celebre piattaforma per i virtual meeting, ma si manifesta purtroppo anche gli utenti di Hangouts, Skype e altre piattaforme per le riunioni virtuali.
Secondo gli esperti, il motivo di questo affaticamento è semplice: innanzitutto, le videochiamate sottopongono il cervello allo stress del multitasking costante, soprattutto se in modalità gallery view, perché costringono l’utente a tenere sott’occhio una molteplicità di volti senza riuscire a focalizzarsi su nessuno. D’altra parte, se si sceglie la modalità speaker view si perde la reazione degli altri partecipanti, costringendo in ogni caso l’ascoltatore ad una fatica interpretativa maggiore.
Ancora, bisogna considerare che la visione dell’altro limitata al “mezzo busto” taglia fuori dalla comunicazione tutti quegli aspetti non verbali che rappresentano dei segnali fondamentali per una conversazione equilibrata e scambievole.
Segnali come le micro-espressioni facciali, i gesti delle mani, la postura e così via, vengono irrimediabilmente persi quando si è in videochiamata, costringendo anche in questo caso il soggetto ad elevare la soglia di attenzione e ad uno sforzo di comprensione maggiore rispetto a quello che farebbe dal vivo.

Zoom Fatigue: possibili accorgimenti e rimedi

Come evitare che l’affaticamento da Zoom comprometta i risultati di una importante riunione di lavoro? Abbiamo provato a stilare una breve lista di “comportamenti virtuosi” che possono aiutare ad evitare che le videochiamate si trasformino in un incubo.

1. Ridurre l’utilizzo di Zoom e altre piattaforme di virtual meeting
Il primo consiglio per ridurre la Zoom Fatigue è usare questi strumenti di comunicazione virtuale con parsimonia e solo quando è realmente necessario.
Ad esempio, si può pianificare una riunione di coordinamento una o due volte a settimana utilizzando una piattaforma di videoconferenza e invece utilizzare canali più tradizionali, come le chat di gruppo per le comunicazioni che interessano tutti i membri del team, la mail per quelle che riguardano poche persone e il telefono o la chat del sistema di Instant Messaging aziendale per una conversazione one to one.
In questo modo si riduce sensibilmente l’uso di questi strumenti e si evita di trascorrere parecchie ore al giorno in videocall, compromettendo la produttività individuale.

2. Stabilire delle norme per regolare il flusso della comunicazione
Il secondo consiglio per i team manager è di stilare delle regole anche abbastanza rigide per modulare il flusso della conversazione durante gli incontri virtuali: dato che viene a mancare tutto il substrato comunicativo del non verbale, il rispetto di regole come i turni di parola diventa fondamentale per garantire uno scambio equo in cui a tutti venga dato lo stesso spazio, la stessa possibilità di parlare e di esprimere le proprie idee.
Può essere utile a questo proposito suddividere la riunione in varie fasi, con un inizio, una parte centrale e una fine, prevedere un giro di parola che dia a tutti la possibilità di dire la propria su un determinato argomento prima di passare al punto successivo, usare la chat per fare le domande o creare degli instant poll che consentano ai partecipanti di interagire anche senza dover interrompere l’oratore e così via.

3. Affidare la formazione e la regia degli eventi a professionisti
La scelta migliore resta in ogni caso quella di affidarsi a dei professionisti che possano agire su due fronti:

  • occuparsi della formazione aziendale, per aiutare manager e membri del team a prendere confidenza con gli strumenti di comunicazione digitale e imparare ad utilizzarli al meglio, sfruttandone interamente le potenzialità e riducendo i rischi
  • curare la regia degli eventi più importanti, fondamentale per evitare una serie di inconvenienti legati all’uso delle piattaforme di virtual meeting che sono responsabili della Zoom Fatigue e per fare in modo che l’evento risulti interessante e abbia successo, anche a distanza.

Che ne pensi?
Hai già sperimentato la Zoom Fatigue?
Hai altri suggerimenti per combattere questa nuova frustrazione lavorativa legata all’uso eccessivo di Zoom e delle altre piattaforme di videoconferenza?

 

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